Первичная документация по операциям с материальными запасами

Материальные запасы приходуются на основании накладных поставщика. В тех случаях, когда имеется количественное и качественное расхождение, а также расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика, составляется акт о приемке материалов.

Этот акт составляется также в случае поступления материалов без документов, он является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.

Необходимые дополнительные данные, не выделенные в форме отдельными строками, записываются в разделе “Другие данные”.

Акт составляется в двух экземплярах членами приемной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации.

Один экземпляр служит для принятия материальных запасов на учет, другой – для направления претензионного письма поставщику.

На основании товарных накладных по поступившим в учреждение    продуктам    питания     в количественном и стоимостном выражении выполняются записи в накопительной ведомости по приходу продуктов питания.

Накопительная ведомость по приходу продуктов питания предназначена для учета и обобщения сведений о поступлении продуктов питания в течение месяца. Записи осуществляются на основании первичных (сводных) документов в количественном и стоимостном выражении. По окончании месяца в Накопительной ведомости подводятся итоги.

Накопительная ведомость составляется по каждому материально ответственному лицу с указанием поставщиков (производителей), по наименованиям, при необходимости – по кодам продуктов питания.

Кроме того, на продукты питания, поступающие в учреждения, должны заполняться удостоверения об их качестве и безопасности, а при необходимости – ветеринарные свидетельства.

Приходный ордер применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Его в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления материалов на склад.

Приходный ордер должен быть выписан на фактически принятое количество материальных ценностей. Графа “Номер паспорта” заполняется при оформлении хозяйственных операций по материальным ценностям, содержащим драгоценные металлы и драгоценные камни.

Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, применяется для оформления оприходования пригодных для использования при проведении работ материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений.

Акт составляет в трех экземплярах комиссия, состоящая из представителей заказчика и подрядчика, подписывают представители заказчика и подрядчика.

Первый и второй экземпляры акта остаются у заказчика, третий – у подрядчика. Заказчик, в свою очередь, первый экземпляр акта прилагает к предъявленному счету для оплаты работ подрядчику.

Операции по перемещению материальных запасов в рамках учреждения, их передаче в эксплуатацию отражаются в регистрах аналитического учета материальных запасов путем смены материально ответственного лица на основании следующих документов: требования-накладной, меню-требования на выдачу продуктов питания, ведомости на выдачу кормов и фуража, ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения.

Требование-накладную составляет в двух экземплярах материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности.

Один экземпляр служит сдающему складу основанием для списания материальных запасов, другой – принимающему складу для оприходования материальных ценностей.

Этими же накладными оформляются операции по сдаче на склад или в кладовую остатков из производства неизрасходованных материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача отходов и брака.

Требование-накладную подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя и направляют в бухгалтерию для учета движения материальных запасов.

Меню-требование на выдачу продуктов питания применяется для оформления отпуска продуктов питания. Документ составляется ежедневно в соответствии с нормами раскладки продуктов питания и данными о количестве довольствующихся лиц.

Меню-требование, заверенное установленными подписями лиц, ответственных за получение, выдачу и использование продуктов питания, утверждается руководителем учреждения  и передается в бухгалтерию в сроки, определенные графиком документооборота.

Сведения из меню-требований после проверки заносят в ежемесячную накопительную ведомость по расходу продуктов питания, которая применяется для обобщения сведений о расходовании продуктов питания в течение месяца.

Записи в ней проводятся ежедневно на основании документов, прилагаемых к накопительной ведомости.

По окончании месяца в Накопительной ведомости подсчитываются итоги, определяется стоимость израсходованных продуктов и одновременно сверяется с численностью довольствующихся. Итоговые данные накопительной ведомости по окончании месяца записывают в журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов.

Для определения допустимой величины потерь от недостачи и (или) порчи при списании продуктов питания (других материальных запасов) в пределах норм естественной убыли нужно руководствоваться Приказом Минэкономразвития России от 7 сентября 2007 г. N 304 “Об утверждении норм естественной убыли…”.

Под естественной убылью товарно-материальных ценностей следует понимать потерю (уменьшение массы товара при сохранении его качества в пределах требований (норм), устанавливаемых нормативными правовыми актами), являющуюся следствием естественного изменения биологических и (или) физико-химических свойств товаров.

Естественную убыль продуктов питания определяют:

• при хранении – за все время хранения сопоставляется масса продуктов питания с массой, фактически принятой на хранение;
• при транспортировке – сопоставляется масса продуктов питания, указанная отправителем (изготовителем) в сопроводительном документе, с их массой, фактически принятой учреждением.

В целях учета климатического фактора, влияющего на естественную убыль товарно-материальных ценностей при их хранении в пределах установленных норм, субъекты РФ подразделены на три климатические группы:

1. холодный макроклиматический район (районы Крайнего Севера);
2. холодный умеренный макроклиматический район (средняя полоса России);
3. умеренный макроклиматический район (южные районы).

Аналитический учет продуктов питания на складе ведут в книге учета материальных ценностей путем отражения их поступления, расхода и вывода остатков по наименованиям, сортам в количественном выражении. На каждое наименование продукта питания открывается отдельная страница книги.

Аналитический учет продуктов питания в бухгалтерии осуществляют в оборотной ведомости по нефинансовым активам на основании данных накопительной ведомости по приходу продуктов питания и накопительной ведомости по расходу продуктов питания.

Ежемесячно в оборотной ведомости по нефинансовым активам подсчитывают обороты и выводят данные об остатках продуктов питания на конец месяца.

Ведомость на выдачу кормов и фуража применяется для выдачи в течение месяца кормов и фуража для кормления рабочего скота и других животных.

Каждая выдача кормов и фуража подтверждается подписью получателя. Ведомость утверждается руководителем учреждения и служит основанием для списания выданных кормов и фуража в расход.

Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды  учреждения. Применяется для оформления выдачи материальных ценностей в эксплуатацию для хозяйственных, научных и учебных целей, а также предметов основных средств стоимостью до 3 000 руб. за единицу.

Записи проводятся по каждому материально ответственному лицу (графа 1) с указанием выдаваемых материальных ценностей ( графы 3 – 12).

Ведомость утверждается руководителем учреждения и служит основанием для списания материальных ценностей и предметов основных средств стоимостью до 3 000 руб. за единицу в установленном порядке с баланса учреждения.

Выдача по ведомости специальной одежды и специальной обуви на нужды учреждения сопровождается также соответствующими записями в личной карточке учета выдачи средств индивидуальной     защиты.

Сроки носки (эксплуатации) спецодежды, предметов мягкого инвентаря исчисляются со дня их фактической выдачи в носку (эксплуатацию).

Для спецодежды сезонного пользования срок носки (эксплуатации) в течение одного сезона засчитывается за один год. Время хранения на складах в срок носки (эксплуатации) не засчитывается.

Истечение срока носки не является основанием для списания специальной одежды и специальной обуви.

Эти предметы, возвращенные работниками по истечении сроков носки, но еще годные для дальнейшего использования, могут быть использованы по назначению после стирки, чистки, дезинфекции, дегазации, дезактивации, обезвреживания и ремонта.

В карточке указываются данные о работнике (пол, фамилия, имя, отчество, рост, размеры одежды, обуви, дата выдачи, возврата одежды, процент ее износа) и другая информация.